临江林业有限公司档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为加强临江林业有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，进一步提升档案管理工作制度化、规范化、科学化水平，充分发挥档案利用功能为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际，制定本办法。

　　第二条本办法旨在规范公司档案管理的组织与职责、档案的日常管理、文件材料的收集、整理与归档、销毁、档案信息开发利用以及监督与检查等工作。

　　第三条本办法所称档案是指公司在生产、经营、管理各项活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录。

　　第四条公司档案管理按照国家有关规定，遵循分级负责，统一管理的原则。

　　第五条本办法适用于公司本级及下属基层单位。

　　第二章组织与职责

　　第六条公司设立档案室，由综合办公室负责管理，配备专职档案管理人员，其主要职责包括：

　　（一）负责宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；

　　（二）负责制定公司档案管理办法和系列制度；

　　（三）负责制定公司各类文件材料的归档范围及保管期限表；

　　（四）负责统一管理公司档案，监督、指导公司各部门及基层单位文件材料的收集、整理、移交、归档工作；

　　（五）负责收集、整理、分类、保管、鉴定公司文件材料，组织实施对无保存价值和已超过保管期限的文件材料的鉴定、销毁工作；

　　（六）负责定期检查入库档案，做好抗震、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防盗、防高温、防强光等工作，确保档案存放安全；

　　（七）负责编辑档案资料，编制检索工具，做好档案的查借阅等利用管理工作；

　　（八）严格执行党和国家的保密制度，切实保护档案的安全和完整，保障国家秘密、商业机密和工作秘密不散失，不泄密；

　　（九）负责档案开发利用工作。

　　第七条各基层单位及部门要配备一名兼职档案管理员，具体负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作。

　　第八条干部人事档案管理根据管理权限和范围，实行由组织部门和人力资源部门分级负责管理，并各配备一名兼职档案管理人员负责人事档案的收集、整理、保管和利用工作。

　　第三章档案的日常管理

　　第九条档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，政治素质好，掌握档案专业知识和一定的计算机操作技能，接受档案专业知识培训。

　　第十条专职档案管理人员调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，经档案部门负责人签字后，方可办理相关手续。

　　第十一条档案接收保管要求：

　　（一）接收档案必须认真严格，并办理交接手续，填写移交清册，经核对无误后，交接双方履行签字盖章，一式两份，各执一份备查；

　　（二）存放档案须专用柜子或排架，排列方法要科学和便于查找；

　　（三）胶片、照片、光盘等要用特制的密封盒或电子档案柜存放，并注明与相关档案的互见号；

　　（四）要定期进行（一般五年一次）库存档案的核对工作，对破损档案及时修复。

　　第十二条保存档案必须有专门的场所，具备良好的卫生环境和安全防范措施。根据需要逐步改善档案的保管条件和监控手段。

　　第四章文件材料的收集、整理、归档与利用、销毁

　　第十三条经综合办公室处理的正式公文由文秘人员负责收集齐全，移交档案室集中管理；经业务部门承办的其它具有保存价值的文件材料（除正式公文外）由档案管理人员初步鉴定，业务部门负责人与综合办公室负责人协商后直接移交至档案室集中管理。以上文件材料任何人都不得据为己有或拒绝归档。

　　第十四条归档的文件材料要保证完整、准确、系统，能够如实反映各项活动的真实内容和历史过程，要保持文件材料之间的有机联系，符合文件材料形成的规律。同一内容的不同载体应一并归档。

　　第十五条按照档案内容性质，将档案类别分为以下六类，各类档案管理按照下列办法分类执行：

　　（一）文书档案。指公司在决策、经营、管理和行政事务中形成的具有存档价值的文书文件材料，整理办法参照吉林省档案局《归档文件整理规则》（吉档发﹝2017﹞12号）等有关规定执行；

　　（二）科技档案。指公司在生产、项目建设、科研开发等活动中形成的各类文件材料、合同文件、施工、竣工图纸、建议书、专家论证意见等重要档案。整理办法参照国家标准《科技技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2018）及建设部《建设工程文件归档管理规范》（GB/50328--2001）等有关规定执行；

　　（三）音像电子档案。指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声、电子文件为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音录像带、光盘等，整理办法参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等系列规定执行；

　　（四）实物档案。指以物质实体为载体、能够反映公司职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。如奖章、奖牌、锦旗、证书、印章等，整理办法参照《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）等有关规定执行；

　　（五）会计档案。指公司资产管理和财务会计工作中形成的各种会计凭证、财务账簿和财务报表等材料，由财务部门专门负责。整理办法按照国家财政部、国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》等有关规定执行；

　　（六）干部人事档案。指公司人事管理范围内员工的专门档案。整理办法参照《干部人事档案工作条例》等规定执行。

　　第十六条归档时间要求

　　（一）各类日常管理方面的文件材料，按年度收集整理，于次年的3月末前移交归档；

　　（二）合同协议方面的文件材料在合同生效后，由业务部门移交综合办公室文秘人员处保管，次年由文秘人员统一移交档案管理人员归档；

　　（三）基建方面的文件材料按项目整理，竣工验收后移交归档，建设周期两年以上的项目，按单件工程归档移交；

　　（四）科研方面的文件材料按课题移交归档，时间较长的可分阶段、分期移交归档。外文资料要先登记，将标题翻译后与原文一起移交归档；

　　（五）音像电子材料由承办制作人按内容整理，定期归档移交，实物材料应及时移交归档；

　　（六）会计类文件材料由财务部门整理，在会计年度终了后由财务部门临时保管一年，确因工作需要可适当延长部门临时保管期限（最长不超过三年），再移交综合办公室档案管理人员处归档。

　　第十七条档案的开发利用是档案管理的一项重要内容，档案管理人员应通过各种方式开发利用档案资源，提高服务质量，积极进行档案材料和有关资料的编辑工作，提高档案的利用效益。

　　第十八条凡公司基层单位及各部门利用档案须严格执行档案利用制度，履行相关审批手续。

　　第十九条利用档案要保持完整、清洁，严禁私自拆卷、涂改、撕页等，违反者按照《中华人民共和国档案法》有关规定追究当事人责任。

　　第二十条利用档案人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄露，对于涉密档案未经批准严禁摘抄、复制、拍照等行为，违反者按有关规定处理。

　　第二十一条档案鉴定、销毁工作流程与要求：

　　（一）鉴定工作由公司法定代表人、分管档案工作领导、档案部门和相关业务部门负责人、档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。每次鉴定要编写鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。

　　（二）档案销毁前，要根据鉴定意见编制文件销毁清册，提交销毁报告，经综合办公室负责人同意报公司分管领导审核，法定代表人批准后，由综合办公室组织销毁不具备保存价值的档案，并指派专人监督销毁。档案销毁要严格执行保密规定，必须两人监销，并在销毁清册上签署姓名及日期，销毁清册要永久保存。

　　第五章监督与指导

　　第二十二条综合办公室负责对公司本级及基层单位档案管理工作进行监督指导，确保档案工作依法依规开展。

　　第六章附则

　　第二十三条本办法由公司综合办公室负责解释，自印发之日起施行。